長く使っていた他社のICTシステムを解約し、2024年8月よりコドモンを導入した泰阜保育所。今回は所長の中澤先生と、村の保育所と小学校に子どもを通わせる保護者でもある、泰阜村役場で保育ICT導入を担当する山崎さまにお話をうかがいました。コドモンに切り替えた経緯やシステムの移行スケジュールの立て方、以前のツールとの違いなどを詳しくお話いただきました。

不具合が重なり、学童に揃える形で実績があるコドモンに切り替え

以前もICTシステムをお使いだったと聞きました。そうした中でコドモンの導入をご検討いただいたきっかけを教えてください。

中澤先生：4年ほど前から他社のICTシステムを使用していましたが、通知の遅延などの不具合があり、保護者の方にたびたびご迷惑をおかけしていました。また写真のアップロードにも手間がかかり、職員の負担となっていて困っていました。
そんな状況の中で2、3年ほど前、近隣の学童でコドモンを導入したことを知りました。もともと「保育所と学童でアプリをそろえた方がいいのでは？」と話していたところに、前述のシステムの不具合が重なり「せっかくなら保育所も、学童と同じコドモンさんに切り替える形で統一しましょう」という流れになりました。

さまざまなシステムがある中で、コドモンを選んでいただいた決め手はありますか？

中澤先生：いくつかありますが、やはり一番の決め手は、学童との連携が円滑になり保護者の利便性が高まることでした。保育所と学童、両方にお子さんを預けている保護者の方にとっては、システムはひとつで済んだ方が便利ですよね。デジタル田園都市国家構想推進交付金（※現「新しい地方経済・生活環境創生交付金」）が使えるということで、タイミングもよかったです。

あと、個人的にはコドモンでは写真だけでなく動画配信ができるのはかなりポイントが高かったです。保育所の子どもたちは、毎日本当にかわいい姿を見せてくれます。「私たちが見ている光景をそのまま保護者の方たちにお伝えしたい」とずっと思っていましたが、以前のシステムでは動画は送付できなかったんです。

8月からの導入を決定。逆算してスケジュールを立て、スムーズなシステム移行を実現

以前のシステムからの移行について、当時不安に感じていたことがあれば教えてください。

中澤先生：事務業務への苦手意識があるので、園児の登録や保護者の方々への周知がとどこおりなくできるかどうか不安でした。

山崎さま：そうですね。行政としても一番の不安は、職員のみなさんがシステムを使いこなせるかどうかでした。あとは、紙で配布しているお便りをデジタル化するにあたって、職員・保護者の意識の切り替えができるのかにも不安を感じていましたね。

お二人ともご不安があったのですね。移行のスケジュールはどのように立てられたのでしょうか？

中澤先生：今回は補助金のこともあったので、山崎さんにご協力いただいてかなり細かくスケジュールを立てて進めました。

山崎さま：まず最初に、システムを使い始める期日を決めました。今回の場合は、子どもが少ない時期のほうが職員のみなさんの手も空いて、作業を進めやすいだろうということで、お盆から使い始めることにしました。

期日を決めたら、そこから逆算してそれぞれの作業のスケジュールを立てていきました。具体的には、4〜5月にコドモン導入の検討・契約を済ませて、6〜7月半ばくらいまでにシステムの構築を進めました。同時並行で広報活動を始め、コドモンを使い始める第一報もこの時期に出しました。その後、7月末から職員研修を開始して8月から実際に使い始めました。

中澤先生：保育所では、少し早めに4月の保護者総会の中で、年度途中にアプリを切り替える予定があるというお知らせをしていました。コドモンを使うことを伝えたのは6〜7月ごろでしたね。今振り返っても、時間的に余裕がある8月に導入したのは正解だったと思います。

当初、不安に感じられていた事務や周知のご負担はいかがでしたか？

中澤先生：コドモンさんのご支援が手厚く、事務担当の職員も頑張ってくれたので比較的スムーズに進みました。オンライン研修にはタブレットを手元に用意して、職員全員で参加させてもらいました。周りの協力を得ながら一つひとつ不安をクリアして進めていったという感じです。わからないことがあったときには、すぐに山崎さんやコドモンさんに相談していました。

切り替えの話を聞いたときの保護者や職員の方の反応はいかがでしたか？

山崎さま：保護者の反応はさまざまでしたが、切り替えについて大きな不安の声を聞くことはなかったです。職員の方はどうでしたか？

中澤先生：おおむね好意的でした。以前のシステムに使いづらさを感じている職員も多かったので、「動画も配信できて、機能も増えます」と話したら「それはすごい！」という反応でした。学童と同じシステムになることについても「その方がいい」という声があがっていました。

「保育所での子どもの様子がわかって嬉しい」と保護者アンケートでも好評

コドモンに切り替えたことで感じている効果があれば教えてください。

中澤先生：そうですね。お知らせ一斉配信はほぼ毎日活用していて、どのクラスの職員も上手に使ってくれています。保護者へのアンケート機能も便利です。ちょっとした行事に参加するかどうかなど、人数を把握したいけれどお便りで聞くのもな……というような確認が簡単にできます。以前のシステムの課題だった写真もコドモンは一気にたくさんアップロードできて、アップの速度も速いのでありがたいです。

保護者の方からの反応はいかがですか？

中澤先生：先日、保護者向けに行ったコドモンの満足度調査で「保育所での子どもの様子がわかって嬉しい」という声を多くいただきました。あと、やはり動画配信はすごくいいなと思っています。先日、保育所の誕生日会の様子を動画で配信したところ「保育士さんの出し物に、子どもたちがこんなに反応するなんて知らなかったです！」と連絡帳で書いてくださった保護者の方がいました。子どもたちの保育所での姿を、そのまま保護者の方々に届けたいという思いで動画共有を始めたので、気持ちが伝わっていると感じて嬉しかったです。

（動画配信機能。保護者のスマートフォンから見た場合のイメージ）

山崎さま：一保護者としての意見ですが、例えば、朝子どもが熱を出してお休みするときに、以前は電話がつながりづらくて困ることがありました。それがコドモンに切り替えてからは、アプリでパパッと入力するだけで済むようになりました。朝の忙しい時間帯でも「連絡が確実に伝わる」というのは大変ありがたいです。

あとはコドモンになってから「今日はお子さんこんな様子でしたよ」といった保育所からの細かい連絡が増えました。都度アプリで見て、子どもが元気でやっていると確認できて安心します。紙のお知らせが溜まったら捨てる手間も、アプリになってからはなくなりました。夫婦や家族の間でも簡単にお知らせを共有できるので、すごく便利になりました。

保護者にも伝えたかった思いが届いたのですね。私たちも嬉しいです。コドモンからのサポートはいかがでしたか？

中澤先生：コドモンさんはサポートがすごく手厚いです。導入時はもちろん、最近も「年度の切り替えがはじめてで少し心配です」と連絡したら、すぐに電話でご連絡いただけました。こういう時代ではありますが、やはり直接話しながら教えていただけるとすごく安心します。電話のほかにも、研修動画や資料が充実しているので、わからないことがあったときにはそちらも活用しています。

山崎さま：補助金に関しても、コドモンさんが別の自治体が補助金を活用した事例を紹介してくださってありがたかったです。そちらを参考にしながら申請書を書くことができたため、だいぶ手間が減りました。今回の補助金は申請書の量が多く、もちろん行政担当として負担感は大きいのですが、それでもその負担に見合った効果があったのではないかと思っています。

最後に、ICTシステムの導入・切り替えに迷われている施設の方に向けてメッセージをお願いします。

山崎さま：デジタル化は目的ではなく手段です。新しいシステムの導入には手間がかかりますが、保育所の職員や保護者の負担を軽減することは、長い目線で見れば子どもたちの状況をよりよくすることにつながります。泰阜村では、2025年の4月から小学校・中学校にもコドモンを導入し、地域全体でコドモンを利用しています。
今だけでなくこれからの子どもの状況をよくしたいと考える方は、コドモンを始めとするICTシステムの導入・乗り換えを検討するとよいのではないかと思います。

中澤先生：そうですね。私も職員の負担を軽減し、子どものよりよい育ちにつなげるためには「どのシステムを選ぶか」精査をしっかりすることをおすすめします。切り替えが不安なのは当然だと思うんです。ただ、コドモンさんはサポートが本当に手厚いので、その辺は安心ですよ！ というところは、声を大にしてお伝えしたいです。

お忙しい中、ありがとうございました！

■施設情報
施設名：泰阜保育所
住所：〒399-1801　長野県下伊那郡泰阜村3295-5
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