2020年4月の開園に合わせてコドモンを導入したやまとさくら保育園さま。ご導入から半年経った現在では職員みなさまでスムーズな運用ができ機能の追加もご検討いただいていますが、新型コロナによる影響もあり導入準備には苦労されたとのこと。

あらためてコドモンを導入いただいた際の苦労や現在の活用状況について、鈴木園長と保育主任の宮坂さまに伺いました。

初期設定の完了後、職員だけで少しずつコドモンを使いこなせるように

施設の開園時期と新型コロナの流行が重なり、準備は大変だったのではと思います。コドモンの導入について、苦労された点はありますか。

宮坂さま：もともと姉妹園でコドモンを導入していたので本部の担当者にも設定を手伝ってもらってはいましたが、私たちやまとさくら保育園の職員はICTシステムの導入は初めてで、かつシステム関係があまり得意ではなかったため、初期設定のところでは結構苦労をしました。例えば、最初に園児登録、基本情報の登録をするということは理解できても、その園児の登録ってどこからやるの？どうやったら登録できるの？と、そういった初歩的な部分からわからずにいたという状態です。

去年の年末にコドモンさんから設定の手順についてのご案内をいただいていましたが、開園に向けた準備も忙しく思うように進められず、開園直前にマニュアルの操作方法を繰り返し読んだり、コドモンの担当さんに一日に何度も何度も電話をして少しずつ設定を進めて、運用できる形にしていきました。

大変ではありましたが開園のタイミングが一つの大きなきっかけにはなりますし、ICTの導入をするタイミングとしてはやっぱり今かなという思いで、できる範囲のところで進めていこうと思っていました。十分に試すこともできずに開園を迎えてしまったという状況でしたが、運用自体は視覚的に操作できる部分も多いためあまり苦労はなく、何度か職員にもレクチャーし、職員も自分たちでやり方を習得してくれました。

開園して運用が軌道に乗ってからは特に大きなトラブルはありません。非常にスムーズに活用が進んでいるかなと思っています。利用いただいている保護者からも特にクレームはなく、日々活用できている現状です。

保護者には入園前の説明会で「こういうものを導入していきますよ」というざっくりとした説明をし、アプリ登録の案内をお配りした程度でしたが、特に大きな混乱はなかったと思います。登園初日にもやり方を説明し、実際に登降園の打刻をしてもらうなど実践していただきながら徐々に保護者の方にも慣れていってもらいました。

園の様子を楽しみながら保護者に積極配信　保護者の保育への関心もUP

連絡帳や保護者アプリについては、どのように活用いただいていますか。

宮坂さま：0～2歳児のクラスでは、園での様子は手書きの連絡帳を使って保護者に伝えています。それと併せて、0歳児では検温や排便、睡眠の記録をコドモンに入力し保護者と共有しています。夏の間はプールがあり検温の機能はとても重宝しました。保護者に決まった時間までに朝の体温を毎日コドモンに入力してもらい、パソコンのアプリ上で確認をしていました。

全クラス、お知らせ配信の機能を使って毎週園の様子を保護者に配信し見てもらっています。写真にコメントを添えて、今週こんな活動をしましたというのを伝えています。

鈴木園長：保護者とのコミュニケーションの点では、コロナの影響はかなり大きいですね。登園自粛にご協力いただき、開園から2ヵ月経ってようやく深く接することができたという保護者も少なくなかったですし、新規園でありながらなかなか園のアピールができませんでした。園からの発信をする方法としてコドモンを活用する以外の手段がなかったので、お知らせ配信などに重きを置いたということは挙げられます。

もともとICTを活用して園からの発信をしていこうという思いはあったので、職員もかなり熱い思いでやってくれているので非常に助かっています。保護者も、自分の子どものクラスの様子だけでなく他のクラスのことも知ることができるので、楽しんでくれていると感じます。今後進級していく保護者からすると、上の学年のクラスの活動や様子を知ることで先の見通しが立つかなと思うので、積極的にずっとやっていこうと思っています。

コロナの影響で子どもたちの写真を撮れない時期もありましたが、写真販売に関してもコドモンを使ってやっていこうと思っています。行事も多くが中止で例年とは違う形になってしまっていますが、その中でも開園からの半年間の様子をアップしようかなと思っています。

若い職員とベテラン職員　教え合うことで深まる理解

コドモンの活用を浸透させていくために、職員の方たちで工夫されていることはありますか。

宮坂さま：操作がすぐにできる職員と覚えるのに時間がかかる職員はもちろん差がありますが、クラスリーダーがいるのでそのリーダーが中心となって使うことで活用が進んでいるかなと感じています。うちの園の職員は、若い世代が半分、中堅からベテランが半分という割合でバランスよくやれていて、例えば若い職員からはコドモンの操作を、ベテランからは保育の部分をそれぞれ教え合って、全員が必ずコドモンを触っているという状態でできています。

栄養士もタブレットを調理室に持っていき、園児の出欠席の確認やアレルギーのある園児の情報の確認、献立の管理などに活用しています。

日々の業務省力化も監査対応も　コドモンで徐々に働き方改革が推進

今後活用していきたい機能はありますか。

鈴木園長：来月からはいよいよ請求管理を始めます。9月から写真販売、10月からは請求管理と少しずつステップアップしていけています。新しいことを始める緊張はありますが、少しずつやれるところからやっていこうと思っています。その背景には、職員の業務を省力化できるというのが大前提にあって、手間がかなり削減されるだろうと思っているからです。

お金の徴収に関しても今までは実費での徴収をしていたので、保護者に封筒を配って、回収して、金額を確認して、というのをすべて手作業でやっていたのですがそれが一切なくなります。保護者への請求書の発行もコドモンのアプリでできるので活用していきたいと思っています。

今年は一年目なので監査も入るだろうと思っています。まだ紙で運用している部分もありますが、職員の出勤簿などはパソコンでコドモンの記録を見せながら説明することになると思います。ペーパーレス化の点では、今後もコドモンさんのセミナーに参加しながら情報収集をしていきたいと思っています。

宮坂さま：コドモン自体も初めてで、全部一気に着手してしまうと職員の負担も大きくなると思ったので、まずできるものからやってこうという形で少しずつ活用できる機能も増やしていこうと思っています。指導案などの帳票も、まだ1年目で手探りな部分が多く本部のフォーマットを使って手書きでやっていますが、1年を通して様子を見ながら検討し、コドモンの機能をうまく使っていけたらと思っています。

今後も少しずつステップアップしていけるようコドモンでもサポートさせていただきます。ありがとうございました。