2006年に町内の3つの保育園が統合されてできた「土佐町立みつば保育園」では、2020年5月よりコドモンを導入しました。そのきっかけは、保育士さんの負担軽減のためにもICT化は必須だったこと、嘱託のICT支援員さんからのおすすめがあったからだそうです。そこで導入の経緯、実際の運用、今後の展望などについて、土佐町教育委員会の教育振興係の職員であり、保育園児の保護者でもある山下さま、石川さまのお二方にお話をうかがいました。

手書き・コピー・仕分けなど保育士のおたより作成の手間を軽減したい

最初にお名前と普段ご担当されているお仕事、加えてICT導入を検討されたきっかけについて教えてください。

山下さま　土佐町教育委員会の教育振興係・係長の山下と申します。主に学校や保育のシステムを担当しております。

石川さま　同じく土佐町教育委員会の教育振興係・主管、石川と申します。本年度から主に保育事務を担当しております。山下も私も子どもを保育園に預けていますので、保護者という立場でもお話できることがあるかと思います。

山下さま　土佐町がコドモンを導入したのは、およそ3年前。当時の教育振興係の担当が、嘱託で来られていたICT支援員の方に「すごく便利なんですよ」とコドモンについて教えてもらったのがきっかけです。当時保育園にはパソコンが2台しかなく、まったくICTの利用経験がない状況でした。でも今後は、ICT化、情報のデータ化が必須になってくると思い、導入に至りました。当時、国庫補助金が受けられるということも導入の後押しとなりました。

具体的に「保育園のこんな課題を解決したい！」という目的はなんだったのでしょうか。

山下さま　ひとつは「おたより」を作成する手間を軽減することです。それまでは保育士がおたよりを手書きで書いてイラストを貼り、子どもの人数分コピーし、クラスごとに仕分けし、折ってお帳面(連絡帳)に挟んで各家庭に配っていたので、かなりの業務量がありました。それがコドモンを利用すると、一斉配信できるということで、省力化を期待しました。

石川さま　紙の無駄もなくなり、コストダウンにもなります。現在みつば保育園では、教育委員会からのお知らせ、保護者会からのお知らせなども一斉配信していますので、間違いなく紙の利用は減り予算削減できていると思います。お手紙を書いて印刷して…という時間の削減効果も大きいです。

お手紙を配るとなると、お休みのお子さんもいらっしゃるので把握も大変ですよね。ちなみに、他のシステムも検討されたのでしょうか？

山下さま　もちろん検討しました。ただ当時、コドモンはすでに5,000件以上の導入実績があったこと、それからサポート体制がしっかりしているということが決め手になりました。何しろ当時の保育園はまったくICTの経験がなく、わからないことだらけだったので、「安心して導入できるかどうか」がポイントになりました。

操作の不安は使いだしたら解消　今では園内ツールとして定着しています

コドモン導入前、保育の現場からは不安や心配などの声はありましたか？

石川さま　やはりありました。教育委員会は保育現場の負担軽減のためにコドモン導入を決めましたが、現場の保育士さんたちはすでに手書きの手紙に慣れていたので、一部の職員にとっては慣れないICT化には不安があったようです。

山下さま　導入後はもちろん全クラスでの利用を想定しておりますので、ICT化に不安がある職員も含めてすべての方が使えるかどうかというのは不安要素ではありました。

実際に導入されてみてどうでしたか？ 不安や心配はすぐに解消されたのでしょうか？

石川さま　はい。コドモンの操作には複雑さがないので、不安があった先生方も「一度触って使ってしまえば、あまり操作の仕方がわからないというところがない」とおっしゃっていました。
導入前に教育委員会のICT指導員が保育園に足を運んでていねいに説明されておりましたし、保護者にも教育委員会から事前に説明していたので、スムーズにスタートできたと思います。

山下さま　最初は保育園から教育委員会のほうに使い方の問い合わせがありましたが、当時の担当がコドモンのサポートセンターを紹介し、そこでわかりやすく教えてもらえたようで、こちらへの問い合わせはなくなりました。

コドモンのサポートをうまく活用いただいているのですね。みつば保育園さまではさまざまな機能を上手にご活用いただいているのが伺えます。

山下さま　登降園管理やおたよりの一斉配信などだけでなく、指導案作成などもコドモンの機能を上手に使いこなせているようです。

石川さま　教育委員会でもコドモンの管理画面に入ることができるのですが、本当に「先生方が、日常的にご活用くださっているな」と思っています。例えば、今まで職員間でホワイトボードやノートに書いて伝えていた「何日が締め切りですよ」「対象の人は書いておいてくださいね」といった日常的な伝達事項を、今ではコドモンの園内連絡で配信していたり、園内の業務ツールとして定着しています。また、その配信を誰が確認したかというのは、配信した側からわかるので伝達ミスがなくて安心です。
おたよりや0〜2歳児は日々お子さまの保育での様子を連絡帳として配信するため、各クラスに最低1台はタブレットを入れております。フリーで使えるパソコンもありますが、これだけ現場で活用していただいているので、もう少し端末の数を増やすことも考えられます。

教育委員会という立場からみて、導入の効果についてはどう思われていますか？

山下さま　いい意味で、予想通りに効果的だったなと。「使いにくい」とか「前のほうがよかった」という話はまったく聞きませんし、むしろ「便利だ」という話をよく聞きますので、導入して大正解だったと思っています。
また、導入時は保護者から操作面で改善してほしいとのお声をいただきましたが、その旨をサポートセンターにお伝えしたところ、早速直してくださって「対応が早いなあ」と思いましたし、おかげさまでとても使いやすくなっていると思います。

嬉しいお言葉をありがとうございます。石川さまは、どうお考えでしょうか？

石川さま　予想以上だったと感じています。コドモン導入前には予期していなかった新型コロナウイルス感染症の流行があり、頻繁に緊急連絡が必要になりました。即座に家庭に情報共有を行うことができたので、すごく助けられました。
また今年に入ってから、保育園の水道が凍結したことがあり、「明日は給食を出せないので、お弁当の準備をお願いします」という連絡をしなくてはいけなかったのですが、すぐに配信することができました。こういった早急に伝えるべき連絡は、手紙を作って印刷し、保護者がお迎え以降に手紙を見てからお弁当の準備…となるとご家庭にも負担をかけてしまいます。一斉にお知らせを配信した後、既読にならなかったご家庭にだけ一応お電話をしたのですが、「もしコドモンを導入していなかったら全家庭に電話連絡しなくてはいけなかったのかな」と考えると、大変助かりました。

また、もともとコドモン導入前の0～2歳児のお帳面(連絡帳)にはお迎えにくる人と時間を記入する箇所があったのですが、3歳児以上になると基本のお迎え時間から変更があるときだけ口頭で伝えるという運用でした。コドモンを入れてからは、お迎えにくる人と時間の変更の伝え忘れや聞きもらしがなくなり、安全性の向上にもつながっているのではと思います。

保護者としても家族で同時に連絡事項を把握できて、誰かに負担が偏らないので助かっています

では、保護者の立場からは、コドモンの導入はどのように感じられましたか？

山下さま　保育園からの連絡やおたよりが見やすくなりました。それまでは保育園からのおたより、教育委員会からの通知、保護者会からのお知らせ、給食だより……とたくさんの紙が配られるので、つい見落とすことがあったんです。それがコドモンのアプリ配信に切り替わってからは、未読のおたよりに印がついたままになるので、見落としません。さらに家族ともアカウントを共有し複数の目で確認できるので、忘れ物が少なくなりました。
また、私が保育園に迎えにいけないときでも、例えば私以外の家族が迎えにいってカードをかざしてくれると、私のスマホにも退出通知が届き、降園したことを確認できますので安心です。

石川さま　私も、家族で同時に連絡事項を把握できる点がとても便利でした！ 紙のおたよりだと、もしも夫がチェックしていなかったりすると、私だけに子どものスケジュール管理の負担が偏ってしまいます。コドモンのアプリがあれば、どこにいてもスマホで保育のスケジュールが常に確認でき、助かっていることばかりです。
また、子どもが0～2歳の頃は、毎日紙のお帳面(連絡帳)を保護者が朝手書きしていましたが、アプリでの入力は「とてもラクだな」と思いました。自分が過去に書いた記録も確認できて便利です。お帳面(連絡帳)を買わなくてもいいというのもよかったです。

家族間で「情報格差」ができないのは大きいですね！

山下さま　そうなんです。あとは急に病気や用事などで休むことになったときに、アプリで連絡することができる点も非常に便利でした。電話をかけるのは保護者にとっても手間ですが、感染症が流行る時期だと保育園には電話が殺到していると思うんです。どちらにとっても電話ではないほうが助かりますよね。

石川さま　記念にとっておきたいおたよりも、以前は紙をそのまま保管していたのですが、今ではダウンロードやスクリーンショットで残せます。写真もカラーで配信されるので、白黒のおたよりと比べると日常の保育の様子がずっとわかるようになりました。

今後、コドモンを通じて実現したいこと、活用したい機能があれば教えてください。

石川さま　まだコドモンの機能をすべては使いこなせていないと思うので、現場の負担が軽減できるよう工夫していきたいと思っています。例えば登降園のチェックはコドモンと帳面のダブルチェックにしていますが、今後はコドモンだけにしていくなども検討したいです。また、登降園の記録や保護者からのご連絡をソートで分けたり、日付で分けたりして一覧にすることができるのでチェックリストとして活用したり、そういった使い方ができないか模索中です。

ぜひお手伝いできることがあれば、ご相談ください。また、こちらからもご提案したいと思います。本日はお忙しいところ、ありがとうございました！