2020年4月よりコドモンの運用を開始した清泉愛育園さま。パソコンでの操作には不安があり、メール送信の仕方も最近覚えたばかりだと話す安藤園長に、ICTを導入しようと思った背景や、導入から半年が経った現在のコドモンの活用状況について伺いました。

パソコン操作が苦手でもICT化を決断しました

保育ICTシステムの導入を検討した背景について教えてください。

2、3年前に第三者評価を受けた際に「施設でICT化をしているか」という設問があり、その頃からなんとなくICTというのは意識していました。園長補佐をしている娘たちからもそろそろICT化をしたほうがいいのではと度々言われていたのですが年齢も高くなってきましたし、パソコン操作にもやっと慣れてきたという程度だったので不安のほうが強く、この歳でICTを導入するのはすごく勇気がいりました。

パソコンができないのにICT化してどうなるのだろう、本当にできるのだろうかと不安ばかりが先行していましたが、ちょうどいいタイミングで代理店の方がコドモンを紹介してくださり、とにかく一度話を聞いてみようと思ったのが最初のきっかけです。

実際にお話を伺って、コドモンなら業務の省力化が実現できそうだなというイメージが湧き、担当さんのお人柄に魅かれたこともあって、「じゃあちょっとやってみようかな」という気持ちで2020年4月に導入を始めました。

園長からの声掛けで、若い職員もICT化を意識

パソコン操作は苦手だとおっしゃっていましたが、どのようにICTの導入を進めましたか。

パソコン操作はWordがもともと使えたので文章入力はなんとかできるのですが、他はさっぱりでした。メール送信も「どこを押せばいいの？CCとBCCって何？」という状態で、最近やっと一人で送信できるようになったばかりです。

4月の本格導入に向け、3月にコドモンを導入して操作の練習も始めたのですが、やはりパソコン操作が苦手なこともあって最初は一人でできることが少なかったんです。不慣れな操作に葛藤はありましたが、「これをやってみたい、こんなことを実現したい」と若い職員にも声掛けをしたところ「じゃあやってみましょうか」と一緒にやってくれるようになり、だんだんできることが増えていきました。

それでも困った時はコドモンのサポートに電話をしています。対応の丁寧さと速さにものすごく安心感があって、本当にコドモンが大好きです。ICTは機械ものですが、やはり人と人の繋がりだと感じますね。

トップである私が発信すれば、他の職員が使うきっかけにもなるだろうと思ったので、声をかけてよかったと思っています。おそらくご年齢の高い園長先生方は、ICTに興味があっても自分にできるのかなと心配なさってる方が多いと思うんです。でも大丈夫です。私でもバッチリ使っていますよ。

わかりやすい操作画面でどんどん使いたくなります

導入からまだ半年ほどですが、たくさんご活用いただいているのですね。

本格的に導入を開始したのはちょうどコロナでの自粛期間が始まる少し前でした。自粛期間に入って急いで保護者に連絡をしなければならない状況になり、そこで早速コドモンを活用できたという点は大きかったですね。

他の園では登園自粛や園の方針に関する手紙を用意して、封筒に一枚ずつ切手を貼って発送して、電話で一軒一軒連絡をして、と作業が大変だったようですが、うちの園ではコドモンの一斉配信の機能を使って送信できたんです。それがすごくありがたかったですね。紙、コピー代、切手代はいらないし封筒に詰める作業もいらないですよね。一瞬のうちに送信が完了して、保護者が確認できたかどうかも一目でわかるのでとても便利でしたし、緊急性のある連絡をすぐに送信できるのは安心でした。

自粛期間中にはコドモンを活用して動画の配信もしました。「元気にしていますか」といったメッセージを映像で送ることができて、園児も保護者もすごく喜んでくださって私も嬉しかったですね。

今まではお知らせの一斉配信や園内連絡も、私が作った文章を他の職員に送ってもらうというやり方をしていましたが、少しずつ自分でも操作ができるようになってきて、運動会の時には保護者へのアンケートを自分で作成してみました。試しでやってみようと思って開いてみたら、見た目で操作がわかりやすいので簡単に作成ができちゃったんです。保護者にどう見えるのかを試すために自分のスマホにもコドモンのアプリを登録して、見え方を確認しています。

紙でアンケートをしていた頃はなかなか返事が集まらなかったのですが、コドモンでの配信だとすぐに回答してくれる保護者が多く、手で集計作業をしなくても画面で結果がすぐに見られるので驚きました。やってみたらできちゃった、という感じで本当に楽しいです。どんどん使いたくなります。毎日使うシステムだから使いやすいのは大事ですよね。

iPadは一人一台、職員全員コドモンでの業務が当たり前に

コドモンの活用を職員にも広げていくにあたって気を付けたことや工夫したことはありますか。

手書きが多くてパソコンでの入力に慣れていない職員もいたのですが、ゆくゆくのICT化は避けられないと思っていたので、もともと1年ほど前からパソコンで文章を打つことに慣れるように伝えていました。子どもたちがお昼寝をしている時間帯など少し余裕のあるときには、職員室に来てパソコンを触ることを習慣にしてきました。

少しずつパソコンでの入力に慣れてきていて、コドモンを導入したときにはパソコンを使って入力する職員とiPadで入力する職員がいましたね。それが半年ほど経った今では全員がiPadでの入力をしています。打刻用に玄関に2台iPadを置いていて、その他は数台を共有として使っていたのですが、コドモンでの運用が当たり前になってくると端末が足りなくなるんですよね。園内の持ち運びに便利で空いた時間にさっと入力できる便利さからiPadでの入力が定着して、今では一人一台iPadを使っています。

一つできるようになると、いろいろ試したくなります

ICTの導入に対して、職員からの反対や不安の声はありませんでしたか。

反発はなかったですね。「～しなさい」ではなく、してほしいな、できたらいいな、将来iPadを持って仕事ができるようにちょっと頑張ってみようよというようなポジティブなメッセージで職員に伝えていたので、前向きに捉えてくれていたと思います。

今はスマホに慣れている人も多いですし、みんな案外できるものですよね。決めつけや思い込みでできないと思ってしまっている方もいるかもしれませんが「私はあと2年で古希よ。私がやっているのにできないなんてことはないわよ」とポジティブに捉えています。やってみたら意外とできちゃうし、むしろ今はとっても楽しいです。コドモンのいろいろな機能を試したくなります。だから年齢の高い園長様にもぜひコドモンを使ってみてもらいたいですね。
　

帳票の確認フローが変わり、質への意識が高まりました

コドモンを導入して、職員のみなさまの業務に変化はありましたか。

月案や週案の作成と承認の業務は大きく変わりました。保育士から申請がくるのですが、紙でやっていたときには私のところに回ってくるまでに一週間近くかかったんです。週案なのに週が終わる頃に確認するということもあり、やり方自体に疑問がありました。

リーダーが見て、副主任が見て、主任が見て、最後に私が確認して印鑑を押すという流れでしたが、職員もみんな忙しいのでバタバタしていて机に置かれたままになっていることもあり運用にもどかしさを感じていたのですが、今はコドモンで申請を上げるとみんなで同時に見られるので助かっています。今までは上がってきた週案や月案を各自で確認していましたが、申請後に一緒に確認するという習慣もできてきました。その場ですぐにアドバイスや修正ができるのはいいですよね。

書類がなかなか回ってこないということがなくなり、じっくり確認をしてきちんとコメントを返すことができるようになったので、私自身も職員のことをしっかり見られるようになったのがすごくよかったです。職員も、すぐに見てもらい承認してもらえるようになって、やりとりが早くなりました。

登降園管理は打刻の情報からその日に登園している園児の人数がすぐにわかるので、集計の手間がなくなりました。出欠席の情報は園日誌にも自動で入るので便利です。

今まで園のお便りはカラーで印刷して一枚一枚保護者にお配りしていましたが、今はコドモンで一斉に配信しています。保護者へ温かみあるお便りを届けたいという思いはそのままに、印刷のコストや手間の削減ができて本当に助かっています。

コドモンを導入した時点であらゆる書類をペーパーレス化できるとわかったので、監査の時にもコドモンの画面を見せるだけで問題ないのか、事前に県の監査室にも確認をしました。iPadで実際に見てもらい全く問題ないことを確認できたので、今では紙の印刷をやめて全部コドモンでの管理に変えました。大変で手間だった分厚いファイルの管理も押印もなくなって本当に助かりました。

残業はほぼなくなり、時間の使い方も変わりました

手書き作業の省力化ができているのですね。職員の時間の使い方や働き方にも変化はありましたか。

働き方はがらっと変わりましたね。今までは業務が終わってから週案、月案の作成で残業をしている職員が多かったのですが、それはほとんどなくなりました。保護者対応や子どもとの活動にちゃんと時間を使って事務作業は省力化できる。本当にコドモンを導入してよかったと思っています。職員の事務作業の負担はかなり減ったと思いますし、実際に全体の残業時間も減りました。

私は時々自宅で仕事をすることがありますが、その際にも園の様子がわかって便利です。保護者が何時にお迎えに来るとか、今日は●●ちゃんがまだ来ていないななど、打刻の記録を見ればわかるんですよね。

園務日誌は自分も書き込みますが、私が園に不在のときには他の職員が書き込んでくれるので、その日の来客の情報や来た電話の内容などを家にいても把握できるんですよね。顔を出してはいないけど、職員みんなの様子もちゃんと見ているよというのがわかるのでコミュニケーションがとりやすくなりました。

それから、コドモンは自分のスマホからも書き込みができていいですよね。思いついたことを直接コドモンに記録しておけば、園に行ってメモを転記する必要もないのでふと思いついた時に入力をしています。私だけでなく、そうしている職員が多いようです。

職員に負担をかけず、保護者には連絡の便利さと安心感を

アプリの活用について、保護者の反応はいかがですか。

保護者からは、欠席や遅刻、延長の連絡をいつでもできるのでありがたいという声を聞きます。今までだと朝の7時～夜の7時の開園時間に電話で連絡をしてもらうしか方法がなかったんですよね。朝の時間帯は保護者も忙しいですから、夜のうちに休みだとわかればすぐに連絡できていいですよね。スマホで一言打つだけで済むので連絡の時間も短縮できていると思います。園では朝の忙しい時間帯の電話が大幅に減りました。

他にも、例えば「今日自分がお迎えに行けない、何時頃おばあちゃんが迎えに行きます」といった連絡も全部コドモンで知らせてもらっています。保護者も楽だと思いますし、受け取る私たちも応対の負担がなく助かっています。

保護者には、コドモンで24時間連絡いただいて大丈夫ですと伝えていますが、もちろん職員は夜中の対応はしていません。いつでも連絡を入れておいていただければ必ず確認しますよ、という伝え方をしているのですが、保護者は気兼ねなくいつでも連絡できる安心感があるようです。

ICT活用を他の園にも広げたい

今後活用していきたい機能やICTを使って実現したいことはありますか。

写真販売は活用したいですね。今はもともとお付き合いのある業者さんに撮影と販売をお願いしていますが、コドモンを使って販売ができればもっと便利になると思っています。

それから、保育ドキュメンテーションも本格的に活用を開始したいと思っています。半年をかけて少しずつコドモンの運用を定着させてきましたが今使っている機能はだいぶ使い慣れてきました。まだまだやってみたいことがたくさんあるので、これからも楽しみながら活用を広げていきたいと思います。

当園は三重県でICTのモデル園になっています。モデル園は全部で6園あるのですが、その中でも比較的活用が進んでいるということで評価をしてもらっています。私自身がICT化をしてとてもよかったと思っているので、モデル園としてICTの活用を他の園にも広めていけたらいいなと思っています。

パソコン操作が苦手な方でもICTの活用を進めていけるよう、コドモンは今後も使いやすいシステムでありたいと思います。ありがとうございました。