埼玉県川口市の「並木南保育所」は市内有数の歴史を持つ公設民営保育園。そのような園で、コドモンの導入を推進されたのが、園長の鷹木絵梨花先生です。監査の担当の方からも「こんなに活用ができている園ははじめて」と声があがるほど、積極的にICT化を推進する鷹木先生ですが、最初は決してデジタルに明るいほうではなかったそうです。並木南保育所のコドモン導入の経緯と成果を詳しく伺いました。

公立利用が多く、保護者の支持も。安心感ある業界No.1のコドモンに

ICTを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

私が園長になって2年目のころコドモンを導入しました。当時、当園では昭和の時代から捨てられない書類が、書庫の中に山のように溜まっていて、管理が大きな問題になっていました。過去の書類を探そうにも見つけられないし、新しい書類をしまう場所もなく、とても困っていたんです。そんなとき、市からICTの補助金についてメールが届きました。もしICT化できたら、場所をとらずに書類管理ができ、過去の資料も簡単に探せるようになると思いました。
その後、理事長にICT化を提案しました。他の系列園の園長先生は「（ICTを使ったり教えたりする）自信がない」と言っていたため、私がグループ3園にICTを導入するリーダーになることを申し出ました。

数あるサービスの中から、コドモンを選んでいただいた理由を教えてください。

以前、役所に質問したとき「公立施設はコドモンを使っている」と聞いていたんです。あと、隣の小学校もコドモンを導入していて、きょうだい児でコドモンを利用されてる保護者の方が多いことも把握していました。なんとなくですが、きょうだいでツールがバラバラになるよりも、保護者の方が慣れているものに統一できたほうがよいのではないかと感じていました。
そこで実際に、小学校でコドモンを使っている保護者の方に聞いてみると「手紙がpdfで送られてきます」「朝の連絡がとても楽です」と、メリットばかり出てきたんです。このとき、保護者アプリの画面も見せていただきました。「うちの園でも使ってほしいですか？」と尋ねてみたところ「ぜひ使ってほしい！」という声もいただけたので、安心して導入を進められました。

あとは、サービスの規模も重視していましたね。せっかく導入しても、会社が潰れてしまったり、サービスが途中で停止になったりしたら困りますよね。コドモンは業界シェアNo.1で、お客さんをたくさん抱えている会社なので安心感がありました。コスト面でも、他社さんだとそれぞれの機能に個別の価格がついていますが、コドモンだとまるっと全部入ったパックプランがあるので、安心して使えるところもポイントでした。

（お話を聞かせてくださった鷹木園長先生）

出欠席が自動でわかり、朝の時間にゆとりが出ました

実際に、コドモンを導入しての変化があれば教えてください。

4月にコドモンを使い始めてまず嬉しかったのが、それぞれのクラスの連絡帳から、新しく入った子どもたちが徐々に園に慣れていく過程を知ることができたことです。紙の連絡帳を使っていたころは、クラスの状況が知りたくても、担任以外の職員が連絡帳を読むのが難しかったんです。でも、コドモンに変えてからは、私のパソコンからそれぞれのクラスの連絡帳をすぐに見に行くことができるようになりました。情報が一覧で出るので、短い時間でもパッと確認できています。

あと、以前は子どもたちの出欠席を職員室のホワイトボードで管理していたんです。毎朝、職員が自分のクラスの出欠席をボードに記入して、それを見た私が給食の人数を申請するという流れがありました。記入漏れがあるたびに、朝バタバタ聞いてまわっていたんです。コドモンを導入してからは、自動で人数を集計できるようになったので、朝の時間にゆとりが出ましたし、「このクラスでは風邪が流行ってるんだな」といったことも、ひと目でわかるようになりました。

ゆとりが出たとのこと、嬉しいです。他には何かありますか？

あとは、職員の労働状況を把握しやすくなりました。以前は、職員がどれくらい働いているかも紙の帳票を都度見せてもらわないと把握しづらい状況でした。コドモンに変えてからは、いつでも職員の勤務状況を確認することができるようになりました。毎月、月末近くになると、それぞれのページをちょこちょこ覗きに行っています。勤務時間が把握できるだけでなく、「今こういうことをしているんだな」とか「新任の先生、4月と比べてこんなに文章力がついたんだ！」と、職員の現状や変化が目に見えてわかるようになって、個人的にとても嬉しいです。

若い職員がICTリーダーに。得意な人が得意なことをやる風土が活きました

職員の方々は、ICT化に対してどんな反応でしたか？

うちの園はコドモンの導入を決めたのが年度明けの1月で、準備期間が2月〜3月の忙しい時期に重なってしまったこともあり、最初に職員に伝えたときは「ただでさえ、忙しいのに……」とマイナスな反応も正直ありました。特に、年配の職員はデジタルへの苦手意識が強く、最初は「無理です」という人もいました。
ただ、研修が終わるころには、「できそうかも」「なんだか、楽しそうかも」という空気がだんだんと広がり、職員の気持ちも不安から期待に変わっていったと感じます。

他の施設でも、年配の方は最初は難しかったという話を聞くことがあります。

私は、「難しいようなら、研修を受講しなくてもいいですよ」とお伝えしていました。私たちの園では元々、ピアノが苦手な人は別な得意なところを伸ばしていこう、など「それぞれが得意なことを多めにやろう」という風土があるんです。だから、コドモンに関しても、できる人が主導しようという話になりました。具体的には、「ICT係」という担当を作って、若い職員にリーダーになってもらいました。

得意なことを得意な人がやる風土、素敵ですね。導入準備について、具体的にどんな流れで進められたのでしょうか？

まず「なぜICTを入れるか」という目的を話した上で、今の不便がICT化でどんな風に解消されるのか例を出して説明しました。
研修動画は、いきなり全体には展開せず、まずは私と主任、ICT係の職員数人で先に受講しました。動画を観てわからなかった部分はコドモンのサポートに電話して解決し、全体で観るときには、職員の疑問にその場で答えてあげられるように意識していました。最初のころは、本当に毎日コドモンに電話していました（笑）。

あとは、個人的に連絡帳の運用が肝になると感じていたので、4月から乳児クラスを担当する職員には重点的に研修を受けてもらいました。苦手な人・時間がない人よりも先に、まずはできる人を集めて、どんどん拡散させていく形をとりました。

職員の方への声がけやフォローで、意識されていたことなどはありますか？

研修が終わったあとは、必ず職員に「どうだった？」と尋ねていました。コドモンのアプリを入れて、クラス単位で実際にさわりながら研修を受けるうちに、「パソコンで打つほうがやっぱり早いですね」「なんだか、保育園が近代的になって嬉しいです」など前向きな声が広がっていったと感じます。アプリをさわる中で、徐々にメリットが伝わっていったのかなと思います。

連絡帳を書くときに「ローマ字だとキーボードが打てない」という職員に対しては、「スマートフォンからLINEを打てるんだったら、絶対できるはず」と励ましました。その後、打ちやすいように、タブレットのキーボードをひらがな表示に切り替えたところ、「これだったら、時間はかかるけど打てます！」と言ってくれました。
また、苦手意識がある職員には、最初から他の職員と同じ人数分の連絡帳を書くことを求めませんでした。まずは時間をとって1人分だけ打ってもらい、それを私や主任が確認して、「できているから大丈夫ですよ」と伝えるところから始めたんです。その方も慣れてきて、今はもっと多くの人数分を書けるようになりました。

（園入口のコドモン打刻用タブレット）

「もちろん印刷しなくても大丈夫」と言われ、監査の準備時間が大幅に短縮

続いて監査について伺います。コドモン導入前の状況を教えてください。

コドモンを使い始めるまでは、1か月前から監査の準備をしていました。役所の担当者がくる日までに、承認印の漏れがないか、すべての月がきちんと揃っているかなど、紙を1枚1枚めくりながら確認していました。その後、山積みになった紙を監査項目ごとにファイリングして、職員室にズラーッと並べる作業があって……とても大変でしたね。
今もすべてを電子化できたわけではないのですが、2024年にコドモンを使った監査を始めてからは、当日までに行う作業が大幅に減りました。一応、保育日誌に記入漏れがないかちょこちょこ確認はしましたが、毎週チェックしているので本当に念のためという感じです。

1か月前からのご準備、きっと大変でしたよね。

そうですね。紙だと各クラスの状況を日常的に把握するのが難しいので、そこが心配で早めに準備していたところもあったんです。でもコドモンを入れてからは、好きなときに管理画面上でクラスの状況を見にいけるので、安心感が段違いです。空き時間に、主任と私で「ブレスチェックの抜け漏れないね」「事故報告やヒヤリハットも記入あるね」と一覧でパッとチェックできるので、確認がすごく早く終わりました。

監査当日はいかがでしたか？

監査の方がいらしたあと、コドモンにログインして「お願いします」とパソコンを渡すだけで済みました。あとは監査の方が勝手にパソコンをカチカチしながら見てくれて、すごく楽でした。
実は、本当にコドモンだけで大丈夫か心配だったので、事前に役所の監査課に電話で確認していたんです。印刷したほうがいいですか？ できたらWeb上で見てもらえるととても助かるのですが……と相談したところ「もちろん印刷しなくて大丈夫です」と返してくれました。役所の方は「そういうふうに（電子化）されている園がだんだん増えてきている」とおっしゃっていて、それならよかったと安心しました。

あと監査中、うちの園のコドモンの利用の仕方について、担当の方にすごく褒めていただいたんです。他にも、保育ドキュメンテーションの話をしたり、「この機能ってどう使うんですか？」と逆に質問されたりして（笑）。ほんわかした空気が流れました。

不安があっても大丈夫。きっと主任や職員がサポートしてくれるはず

導入前の理事長先生とのやり取りについて、もう少しお聞かせください。どのようにご提案されたのでしょうか？

理事長は、ICT化することでどの程度業務が効率化されるのか気にしていたため、現在の課題と期待される効果を話してざっくりと数字も出しました。あとは、地域の園やコドモンのホームページにある他園の導入事例を伝えたり、今いる職員の温度感や、これから入ってくる若い職員にとってのメリットも話した上で、「行政が補助金で支援をしてくれるうちにやりましょう！」と提案しました。

あとこれは職員にも話したのですが、これからはICT化していない園の方が減ってくるという話もしました。園見学のときにも、熱心な保護者の方からは「保育のICTは導入されていますか？」「オムツのサブスクってやっていますか？」といった質問を結構受けるんです。私たちの園は公設民営で、役所から子どもたちが割り振られるため、今の時点では児童募集の課題はありません。でも、そもそも保護者が役所で園の名前を書いてくれなければ割り当てはされませんよね。保護者に選んでもらうためにも、今後ICT化は必要になるはずです、と話しました。

改めて振り返ってみて、コドモンを導入されて業務は楽になりましたか？

もう確実にコドモンにしてよかったです。本当に紙の量が減って、資料のいる・いらないが一目瞭然になりました。必要な書類が出たときも、コドモンの中で検索するだけですぐ見つかるので、すごく助かっています。

よかったです。最後に、ICTの導入を迷っている他園の園長先生にどんな言葉をかけたいですか？

そうですね。不安もあるかと思うのですが、きっと主任や他の職員がサポートしてくれるはずです。実際にICTを使うのって、園長以上に職員たちじゃないですか。入れてあげてほしいですね、絶対に楽になるので。

実は私自身も、元々デジタルまわりが得意だったわけではないんです。コドモンを導入したころは園長になったばかりで、自分に自信がありませんでした。系列園の園長はベテランで、どうしても比較してしまい、何を取っても自分は劣るような気がして落ち込んでいました。だから、ICT化を提案したときには「こんな自分でも、何かみんなの役に立てるかもしれない」という気持ちでリーダーを買って出たんです。

導入を進める中で、もちろん大変なこともありましたが、まわりから頼ってもらえることがとても増えました。それに、ICT化するとみんなの保育が見える化されるので、以前よりも職員を褒めてあげられるようになったんです。また、子どもたち一人ひとりの連絡帳をいつでも見れるので、保護者の方にも「週末、お出かけされたんですね」「〇〇ちゃん、こんなこともできるようになったんですね」と話しかけることができて、コミュニケーションの幅が広がりました。職員だけでなく私自身も、コドモンのおかげでこれまで以上にやりがいを持って働けるようになったんです。
まったく得意ではなかった私にもできたので、きっとどんな先生でも始められると思いますよ！

ありがとうございました！