高学年になっても子どもたちが自ら通いたいという施設を目指し、さまざまな取り組みをされている民間学童保育 KOSO Living Lab(以下、KOSO)。ここに通わせたいという保護者も多く、キャンセル待ちも発生するほどの質の高い支援には、コドモンによる事務作業の省力化が欠かせないといいます。施設長の長谷川さまに導入の背景や活用方法についてうかがいました。

預かり児童を増やすなら、業務を省力化できるICTの導入は必須事項

ICT導入を検討された背景から教えてください。

現在、KOSOには45名の登録児童がいますが、数年前は10名ほどでした。預かり児童を増やしていこうという方針があったのですが、人数を増やしても支援の質は下げたくない……むしろもっと上げていきたいという思いがありました。
それまでは利用料の計算などの事務作業だけでもかなりの時間がかかっていたので、預かり児童の人数を増やすなら業務の省力化、工数削減をするためのICTの導入は必須だと考えました。

事務作業を省力化するために導入いただいたのですね。コドモンをお選びいただいた理由はなんでしょうか？

マストだと考えていた入退室管理と保護者連絡があり、利用状況から利用料の計算が自動でできるよう連携されていたこと。加えて、コドモンでは導入するまでのスケジュールを細かく提示してくれて、導入のイメージがしやすかったことですね。
複数社からご提案いただきましたが、コドモンは導入までのスケジュールがわかりやすく、安心して進めることができました。

導入後、事務作業にかかる負担は軽減されましたか？

かなり減ったと感じています。請求管理の自動計算のおかげで残業もなくなりましたし、私自身が保育に入る時間が大幅に増えました。子どもたちがいる時間帯は、基本的に現場に立てるようになったんです。この変化は大きいですね。
コドモン導入前は、計算も大変でしたが、計算したあとにも保護者一人ひとりに請求書を送信する作業がありました。一括で保護者に共有できるのも工数削減につながりました。
もちろん請求管理だけではなく、保護者連絡やお知らせ一斉配信、アンケート、行事予定などの機能も活用しています。このあたりの機能は、導入前に期待していた通りで、ありがたいなと感じています。

アンケートは、イベントの出欠のほか、保護者の満足度や施設評価、次年度の継続意向調査などにも活用しています。次年度の受け入れのため、継続意向調査は重要ですので、スムーズに回収できて助かっています。
入退室の打刻をすると、保護者に通知されるのも保護者の安心感につながっていると思います。「コドモンに登録するだけで、メールに比べて欠席や利用申請の連絡がラクになった」という声もいただいています。

写真共有・販売もご活用いただいているそうですね。

以前は保護者との写真の共有をほとんどできていなかったので、保護者からは「子どもの様子が見られてうれしい」と評判です。何気ない一枚が好評だったりして、ご家庭で見せる顔とは違う表情が見えて、意外性があるようです。
支援しながら撮影しているのでブレていることもあり、改善の余地はあるな…と思っているのですが、ブレていても伝わるものはあると思います。

KOSOには、6年生までの児童がいます。小学校併設の学童ですと低学年のみの預かりだったり、高学年になると子どもが行きたがらないという話も聞きますが、私は高学年がいる学童施設は「良い空間だ」と思っています。高学年の子がいることで、コミュニケーションの質が高まり、感情の広がりや語彙の高まりにつながります。子どもは、子ども同士のやりとりのなかから多くのものを吸収します。大人から教えられるより共感も大きいですし。
こうしたふれあいがあるのも、家庭とは違う表情が見えるひとつなのでしょうね。

夏休みにはKOSOを卒業した子たちが遊びにきてくれています。卒業しても終わりじゃない、中学生になっても、高校生、大学生になっても関わりたいと思ってもらえる施設にしていきたいなという思いがあります。
アルバムは、毎月月末にその月の写真をまとめて公開しているのですが、こうしたイベントのときは個別に作って公開しています。

コドモンの「ユーザーファーストな姿勢」が使いやすさにつながっていると実感

使っているなかで、導入前の予想以上に便利だったこと、よかったことがあれば教えてください。

細かい使い方やわからないことを教えてもらえたり、「もっと省力化できないか」という相談ができる活用支援のスタッフがいることですね。導入前にはわかりませんでしたが、使ってみてやりやすさを感じた部分です。
機能改善の要望を出せるのもありがたいですね。
先日、こちらが出した要望に対してエンジニアの方からご連絡をいただきました。要望を機能に反映させるにあたって、この要望の背景だったりどう使いたいのかなど状況を丁寧にきいてくださって、そのうえで開発に活かすという姿勢やスピード感がありますよね。そういう「ユーザーファースト」な姿勢が、使いやすさにつながっているんだと感じています。新しい「利用予定の出力機能」は本当にずっと待っていたものなので期待しています。

ありがとうございます。今後コドモンを通して実現したいことはありますか？

まだ活用しきれていない機能もありますが事務作業にかけていた時間が減り、省力化という目的は十分に果たせました。現場に入れる時間が増えたことで、支援の質もあがっていると思います。
「お悩み相談箱」を設置して、寄せられた相談をきっかけに子どもと1on1で話したり、予算の一部を子どもに管理してもらい、収入を得て自分たちのほしい工作の素材を買う仕組みをつくったり、増えた時間で新しいことをはじめられました。
次はコドモンカレッジをもっと活用し、支援のレベルアップにつなげていきたいです。特に発達支援の分野ですね。特性を知り、想像できる引き出しを増やすことは支援員にとって重要なことだと思っています。