PTA主体でコドモンを導入し、緊急時における学校との連絡手段の強化やPTAお便りのペーパーレス化、アンケート業務の省力化に取り組む公立小学校。コドモンの導入に至った経緯や導入の進め方、今後の活用などについてPTA副会長のS様にお話を伺いました。

緊急時の連絡強化、PTA業務の省力化を目指しコドモン導入を起案

PTA内でICTツールを検討した経緯について教えてください。

私はPTA役員をして今年3年目になりますが、PTA役員を務める前から、全児童にお便りを配る際の印刷作業の手間や作業負荷について周囲から話を聞いていました。世の中の流れでデジタル化が話題になっていましたので、PTAでもペーパーレス化をして作業負担を軽減できたらと考えたのがきっかけで、私が役員会で提案をしました。

子どもが通っていた保育園では、園との連絡をアプリで行っていたのですがそれがとても便利で、小学校もこうなったらいいのに、という思いが強くありました。「教育現場もデジタル化を」と話題にはなっているものの、受け身ではなかなか変わっていかないのではないかという思いもあり、自分たちで導入を進めることを決めました。

貴小学校で連絡ツールを導入するのは、今回が初めてでしょうか。

もともと5年ほど前から緊急連絡用にメールシステムを使っていましたが、アプリの導入は今回が初めてです。以前のメールシステムはアンケート機能もありましたが選択項目を3択にしかできず、機能面で不足を感じていました。また、ある携帯キャリアでは迷惑メール扱いになってしまい緊急メールが届かない世帯もありました。管理していた教頭先生もメールアドレスの管理など苦労されていたようです。

このメールシステム自体はおそらく市内の小学校のほとんどが使用していますが、コロナの影響で緊急メールの重要性が高まり、他校でも他のシステムに乗り換えはじめているという噂を聞き、「変えてもいいものなのか！」という気付きもありました。

年間9万円ほどの利用料をPTA会費から支払っていましたが、緊急時に機能しない可能性があるシステムにお金を払うのであれば、多少の予算を上げてでもしっかり使えるものに変えたい、アプリで運用や管理を省力化したいと思い切り替えることにしました。　

コドモン導入は、対応の丁寧さと実績、将来の拡張性が決め手

より正確かつ手間のない運用を検討していたのですね。そうした中で、コドモンを選んでいただいたのはなぜでしょうか。

無料から有料までいろいろなツールやサービスを調べ資料を取り寄せましたが、中でも特にコドモンの担当さんがいろいろ教えてくれて親切でした。デモを見せてもらえたのもよかったです。コドモンはアプリのUIがシンプルなので、使いやすそうだと思いました。

それから、コドモンは全国での導入実績も多く、今後も継続して長く使えそうだと思いました。機能を細かくカスタマイズ設定できる点も魅力で、将来的に拡張していけるところも決め手でした。企業の成長性も感じられましたので、これから機能をより高めていただけることを期待しています。

PTAでのペーパーレス化とアンケート業務の省力化を実現

コドモンをどのように活用いただく予定でしょうか。

まずはPTAで配布するプリントをペーパーレス化します。学校と家庭とのやり取りは、それまでのメールシステムに替わる緊急連絡ツールとして使用します。欠席連絡の機能の活用なども、今後学校と相談して進めていき、より便利に使っていきたいと考えています。

PTAではアンケート機能も活用していく予定です。行事の参加・不参加を問うアンケートや行事後のアンケートなど、アプリだけで完結できるようになれば作業効率があがると思っています。

これまでは、アンケートをWordで作成し、印刷したものを学校に持って行き教頭先生に確認。OKが出たら児童分の枚数を印刷して学校から配布してもらうというような流れでした。コドモンでは「承認」の機能があるので、教頭先生にもアプリ上で内容を確認していただけます。学校にわざわざ出向いたり、プリントの印刷や配布の準備をするという作業も時間もすべて不要になりますし、アプリを通して各家庭に配信ができるので、印刷代の削減にも繋がります。PTAの作業負担の軽減と同時にペーパーレスでのコスト削減にも繋がっていいことばかりです。

当校の場合は、教頭先生が緊急連絡手段の強化やお便りのデジタル化に対応する必要性などに理解があり、コドモンのことも知っていました。「コドモンに変更したい」という話を挙げた時にも「ぜひやりましょう！」と後押ししてくださりスムーズに進みました。学校側が難色を示すようならやめようと思っていましたが、あっさり受け入れてくれて驚いたくらいです。

教頭先生の後押しは心強いですね。学校側に提案・説明するにあたって苦労した点などはありますか。

最初は教頭先生に直接お会いし、コドモン導入を進めることをお伝えしましたが、その後はメールでのやりとりのみで特に苦労したということはありません。他の職員や校長先生とのやりとりもなかったですね。教頭先生には、「ペーパーレスになることを知らせるお便りをつくったので確認をお願いします」といった確認をお願いした程度です。もともと保護者に配布するお知らせは全て教頭先生に目を通してもらっていますので普段と変わらない流れで、コドモン導入にあたって特別に何かしたということはないですね。

コドモンの話をした時に、教頭先生からは「こんなの反対する人いないでしょ」と言われたくらい、導入に対して前向きでした。PTAからの起案で動いたのは、教頭先生にとってもありがたい話だったのかもしれません。

年度途中、コロナ禍でもコドモン導入を推進　メールを使って「書面決議」

PTAではどのようにコドモン導入を進めましたか。工夫した点があれば教えてください。

当小学校のPTAは4月に総会があり、そこでその年の役員や役割の決定、その他重要事項の決議をします。今回のようなツールの導入に関しても、通常は役員会→理事会→総会を通して決議します。4月の総会までに準備をして、総会で可決するという流れです。

ただし今回のコドモン導入に関しては年度途中で検討を開始したこと、コロナ禍で対面での臨時総会が難しいことからアンケート結果の共有を臨時総会に変わる形とし、可決しました。

検討を始めたのは2020年10月くらいで、最初に私がPTAの執行部にコドモンに変えたいという議題を出しました。その時にはすでにコドモンで進めることを前提に準備し、少しでも理解を得られるようにと説明はQ&A方式で「こういう場合はこうなる」と具体的な変更点がわかるように説明をしました。

そして11月に執行部内で投票をした結果、賛成多数だったためコドモン導入を進めることになり、PTA全会員にメールでアンケートを実施しました。本来ならば対面での臨時総会を開くべきところですがコロナで集まることができないので、アンケート結果を持って書面決議としました。

デモの視聴で理解を深め、反対派も説得

導入の決議はスムーズにいきましたか。

事前に執行部内で投票をした際には2割のメンバーが抵抗感を示され、説得するのは大変でした。理由としては、

・ペーパーレス化をすることで印刷する仕事（PTAの業務）がなくなってしまう
・4月の導入に間に合わないから次年度にしたい（自分が推進をしたくない）
・新しいことはしたくない

というような保守的な意見が挙がりました。丁寧に説明してもなかなか理解を得るのが難しい状況でしたが、「ここはコドモンの担当さんに任せれば大丈夫」と思い、教頭先生へのデモ説明の際に反対派の方にも参加してもらいました。実際にデモ画面を見て運用のイメージが湧いたのか、それをきっかけに前向きに捉えてくれるようになりました。

きっと保守派の方には“わからない怖さ”があるのだと思います。かみ砕いて説明しても、そもそもメールとアプリの違いがわからない方もいるんですよね。それがデモを通して実物を見ると少し安心し、理解を示してくれたように思います。その後は比較的スムーズに話が進みました。

コストを心配する声もありましたが、これまでのメールシステム費と印刷代を合わせると年間約14万円ほど、コドモンを導入することで印刷代はカットできますので、年間費用は同等のまま利用できるという点を提案し、理解を得ることができました。

学校の協力も得て、保護者のアプリ登録100％へ

新年度の運用開始に向けて準備を進めていましたが、不安に思うことや懸念はありましたか。

PTA会員の登録が100％にならないことですね。新年度に入った今でも約400人中7人のご家庭がアプリの登録ができていない状況です。何度かメールなどで通知をしていますが個別の案内には限界があるので、このまま登録いただけない場合には学校からも登録を促してもらう予定でいます。

登録が進まない理由としては、アプリの入れ方がわからない、途中までやったがうまく行かなかったなどさまざまですが、中にはコドモンのサポートセンターに直接連絡をしてアプリの登録を完了したという家庭もありました。

新一年生については、入学式で直接親御さんが来ている時に登録してもらえば確実だと思い、教頭先生に協力をお願いしました。

コドモンを活用し、PTA活動をよりよいものに

今後コドモンを使って実現したいことを教えてください。

コドモンを活用することで、PTA役員の印刷作業、アンケートの作業負担軽減に繋げたいと思います。保護者へのアンケートの実施・集計が今までより効率的にできるようになれば、今後のPTA活動のさらなる改善にも繋がるのではないかと思っています。

また、先生の登録も少しずつ進んでいるようなので、学校への欠席連絡もアプリを使ってできるようになればいいなと思っています。現状は、欠席の際は近所のお友達に連絡帳を持って行ってもらっています。アプリで連絡ができるようになればより便利になりますよね。

最後に、PTA主体でICTの導入を検討している方へ、アドバイスがあればお願いします。

今回学校側にコドモンの導入を提案した際、意外にもあっさり了承を得られたので、今の運用に不便を感じているようでしたらPTA主体で提案するのも一つの手なのではと思います。

導入時に他のメンバーを説得するのが難しいと思った時、デモの実施などコドモンの担当さんに協力を仰いだり、アプリの設定で困ったときにはサポート窓口を活用したりしながら進められる点も良かったです。

学校・家庭それぞれに対して、ICTの導入でどのように変わるのか、どんなメリットがあるのかを伝えると理解を得られやすいのではと思います。

ありがとうございました。PTAでも便利に活用いただけるよう、これからもサービスの拡充に務めていきます。