他社のICTソフトを3年ほど利用後、コドモンの導入をした学校法人ひかり学園様。現在ではこども園2園と学童保育でコドモンを活用し、保護者との連携の強化やより手厚い保育の実践をされています。
コドモンの導入に至った経緯や現在の運用状況について、園長の永倉様に伺いました。

保護者連絡を強化　コドモンはサービス改善のスピードが魅力

以前は他社のICTソフトを利用していたと伺いました。コドモンへの移行を検討したきっかけや導入の決め手について教えてください。

最初にICTを導入したのは3年ほど前です。当時は他社のシステムを導入したのですが実はその時の第一候補はコドモンでした。当時コドモンはサービスを立ち上げて間もないころだったと思うのですが、ICTのシステムをWebで検索するとどう調べても上位にコドモンさんが表示されるという状況で目に留まり、問い合わせをしてデモアカウントを発行してもらいました。しかしやり方がわからない中で自分で入力をしてじっくり試す余裕がなく、きちんと試すことができずにいました。

その頃、関東圏で経理ソフトをベースにしたICTのサービスが広がっているという話を聞きました。当時はちょうど幼稚園からこども園に運営形態が変わるタイミングで、 園児情報の管理や請求管理など経理に関わる業務の強化が第一優先でしたので、そのシステムを導入することで直近の課題を解決することにしました。

ただ、そのシステムは経理業務をする上では使いやすかったのですが、職員と保護者の連絡ツールとしては使いづらさを感じていました。例えば、お知らせを一つ作成して送るにしてもその都度IDとパスワードを入れて起動するのを待たなくてはならず、業務に無駄が発生しており、どうにか改善したいという思いで別のICTシステムへの移行を検討しました。

コドモンはホームページを見る度に、できることが年々増えていっていることは知っていました。コドモンを紹介して導入した近くの園にも画面を見せてもらったところ、保護者との連絡を強化し業務省力化をする上で、自分たちがやりたいことが実現できることがわかりました。

以前にデモを使用した時と比較すると格段に使いやすく、見やすくなっていてびっくりしましたね。短期間での大きな進化を感じられ、これからのアップデートにも期待できるなと感じて迷うことなくコドモンにしました。

2020年6月の導入を想定して準備をしていたのですが、4月には新型コロナによる登園自粛期間に入ったため、保護者との連絡手段の課題を早急に解決したいと思い、5月に前倒しをして運用を開始しました。

園児の検温データは一覧でさっと確認　先生の負担を最小限に

コドモンへ移行をするにあたって、先生方の反応はいかがでしたか。

以前利用していたICTシステムは経理の処理に強かったので、コドモンに変えることで経理担当者の負担が増えないか心配していました。事前にコドモンの担当さんに問い合わせをしてコドモンでできることを確認し、問題なさそうだとわかって導入を決定しました。

当然使い勝手は変わるので慣れるまで経理担当者の負担はありますが、これからは保護者と先生の連携を強化していくことを優先するという判断をして経理担当者を説得しました。

コロナの影響を受け、以前利用していたシステムでも緊急処置的に検温管理の機能を使い始めていました。園児の体調変化や検温の管理を強化する目的で、紙ではなくICTで管理しようと使い始めてみたものの、以前のシステムでは園児の体温のデータが一覧で見られず、一人ずつ連絡帳を開かないと確認できなかったんです。

先生たちは子どもたちが発熱していないかを確認するだけでも大変な作業量になってしまい、どうにかしてほしいという現場の声が大きくなっていました。こうした毎日の作業負担がコドモンで改善できるのであれば、と先生達も前向きに捉えてくれていたと思います。

ICTの活用は、“とにかく触ってみる” が最初の一歩

スムーズにコドモンを導入するために工夫したことはありますか。

最初はとにかく私自身がコドモンをたくさん使ってみました。クラスの指導計画や月案・週案も、全て学園オリジナルのテンプレートにアレンジを加えています。園日誌についてもこだわりがあって園オリジナルのものが作りたかったので、コドモンの使い方を調べて一人でやっていきました。現場ではまだ以前のサービスを使っていましたが、登園自粛期間で少し業務に余力があったこともあり一か月をかけてコドモンを触り、使い方を検討することができました。

やり方がわかってからは部署ごとに先生を集めて、使い方の説明をしていきました。そこで現場から疑問点やアイディアが出てくると、それを反映してまた全部署に共有するという流れで徐々に先生達も使えるようになっていったと思います。

アンケート配信を試した際には、保護者からの返答がエラーで見られないということもありました。そうやって試していくうちにどうやったらうまくいくかがだんだんわかっていきました。とにかくいっぱい触って、失敗して、いろんなことをやってみて、それから実際に運用を開始できたことが、成功のきっかけだったような気がします。

わかりやすい操作性で保護者もスムーズに導入

保護者へコドモンの活用を浸透させるために気を付けた点はありますか。

コロナの影響で説明会ができなかったので、最初はスムーズに運用を開始できるか心配でした。コドモンでは保護者にお渡しできる説明資料が用意されているのでそのまま配布するだけでもよかったのですが、もっと丁寧に説明しないと保護者に伝わらないのではという思いと、園独自の説明書を作成したいという思いがあって、自分のスマートフォンにコドモンのアプリを登録してスクリーンショットをとり、その写真に説明を添えて、A3用紙3枚のフルカラーの説明書をExcelで作成しました。

来年度用にはもっと簡略化した冊子を用意していて説明をすごくシンプルなものに変更しています。思っている以上にコドモンのアプリが使いやすいので、あれもこれも説明しなくても操作できるんですよね。当園では保護者対応における手厚さを重視しているのでこうした冊子は必ず用意しているのですが、途中入園の方も含め保護者からの質問はほとんどなく意外にもスムーズに導入ができました。

600人の園児で不満の声はゼロ　保護者からも喜ばれました

コドモンを使い始めて、保護者の反応はいかがでしたか。

自粛時間中、保護者や園児と会わない期間ができ紙のノートのやり取りができなくなってしまったので、代わりにコドモンを使って園から保護者へ毎日連絡帳の配信を始めました。例えば、「家でどのように過ごしていますか」とお知らせを配信したり、園庭で先生たちが遊具に隠れている様子を写真に撮って子どもたちに宛てて送って「幼稚園で待っているよ」とメッセージを送ったりもしました。そうやってこちらから配信をし始めたところ、保護者も連絡帳にコメントを入れて返信してくれるようになりました。自然とやり取りが始まって嬉しかったですね。

保護者との連絡帳のやりとりについてはそれまで手書きで、クラス便りや園便りは手書きで作成したりWordやExcelで作ったりと決まったやり方がなく業務を省力化したいという思いがありました。その一方で、手書きの連絡帳やクラス便りには「味」があって保護者からも一定の評価を受けていたので、それを一気に変えてしまうことに懸念もありました。

コドモンへの移行に反対する保護者もいるのではと思っていたのですが、600人園児がいる中で苦情は0件。一切不満の声はありませんでした。自粛期間が開けて実際に声を聞くと、みなさん良かった、使いやすかったと高評価でした。

保護者とのコミュニケーションがどんどん深まるのを感じます

コドモンの運用を開始して、先生方の業務に変化はありましたか。

先生方の業務も大きく変わりましたね。例えば、保護者に縄跳びを買うかどうかのアンケートをとるにしても、今までは紙でお知らせを作って、切り取り線以下を何月何日までに提出してくださいといった方式でやっていましたが、コドモンのアンケートを活用すると、紙の印刷、配布、回収、集計の手間が一切いらないんですよね。

さらに、今までなら保護者に封筒を渡して現金を入れてもらい、クラス担任が金額を確認していましたがそれもいらないんです。物品の購入は、アンケートの作成から請求管理まで全部コドモンで済むので先生の負担はなくなりました。

コドモン導入後は、紙の連絡帳をコドモンのアプリに切り替え、先生が毎日園の様子を配信することにしました。その代わり、先生の負担を増やさないよう1か月に1回配布していたクラス便りを廃止し、手書きの連絡帳も廃止しました。職員から不満の声が上がるかもしれないと思っていましたが、コロナの影響もあり導入がスムーズに進み、気付けば職員も保護者とのコミュニケーションがどんどん深まっていくと喜んでいます。

当園はもともと幼稚園を母体にしたこども園でスクールバスで登園する園児が多いので、保護者と先生が会う機会がほとんどないんです。だから午前中に幼稚園で活動した内容を、今まできちんと伝えられていませんでした。それを、先生が毎日「今日はこんな活動をしてこんな様子でしたよ」ということを発信できて、保護者はそれを見て安心して、その情報をもとにお子さんと話をするということができるようになりました。

以前より園では「1日10分ほど、じっくりお子さんと会話しましょう」と保護者に発信してきたのですが、コドモンで園での子どもの様子を知ることができて会話を広げるきっかけになっているようです。そして「子どもがこんなことを言っています」と家庭での様子をコドモンの連絡帳に書いてくださるんです。先生はそれを見て日々の保育に活かすというサイクルができて、今までよりもさらに手厚い保育ができるようになったと感じています。

基本的には連絡帳を児童ごとに個別で毎日配信していますが、水曜だけはクラス宛に一斉配信でその日の活動内容を送るようにしています。その先生達の業務量を抑えて研修など違うことに時間を使えるため、保育の質向上にもより目を向けられるようになりました。

請求書の発行業務がなくなり経理業務も省力化

請求業務についても大きな変化があったと伺いましたが、どのように変わりましたか。

以前は請求業務がとにかく大変でした。毎月、学童保育の児童も含めて700人分の請求書を印刷して、折りたたんで封筒に入れて全員に配って渡していたので本当に気が遠くなるような作業でした。でもコドモンなら請求画面で「確定」のボタンを押すだけで一括処理ができるので簡単ですし、請求書もアプリで保護者に配信できるのでとても楽になりました。

コドモンを導入して数か月は心配もあり、事務の先生は現場の先生が記録しているものとコドモンの計算に間違いがないか、600人全員分の金額を読み上げて確認していたようですが、コドモンの情報が正しいことが確認できて今ではコドモンの自動計算にお任せし、個別で修正や変更があるものだけ確認しています。

コロナで休園などもあり岡山市から給食費の返金があったのですが、600人全員の金額がバラバラで、返金が必要な人とそうでない人がいてパニックになりそうでした。以前のシステムだと、例えば3000円を入力するのに3000回クリックしないといけなかったのですが、コドモンでは自由に数字を入れられるので入力業務は大幅に短縮できました。本当にコドモンにしておいてよかったと事務の職員も話していましたよ。

先生同士の情報共有が強化され、自然と保育の知識が向上

指導計画においては、コドモンをどのように活用いただいていますか。

コドモンでは月案、週案の作成をする際に文例が表示されますよね。それが作業の時間短縮と学びに繋がっています。
コドモンを導入する前はそれぞれの先生がExcelで月案や週案を作成していました。自宅にある参考書などを見て入力していましたが、参考にする本はバラバラでした。他にも、去年使ったものをそのまま使いまわして情報が刷新されていないということもあったと思うのですが、コドモンの文例を参考にすることで、先生たちが同じ情報をもとに作成できるようになった点がとても良かったと思います。

当園には一学年3クラスずつあるので、月案と週案は学年担任の3人で一緒に作るようにしています。作成の際はいくつか文例があってその中から選ぶのですが、選んでいく中で「この月齢の子どもはこんな姿が見られるんだな」と保育の参考にもなっています。作成しながら同時に3人で情報共有ができて、そのまま完成ということもあるので作業負担は減っていますし、作成した月案や週案を使って意見を交わしたり修正したりすることで研修にもなっています。

以前は持ち寄って見合わせて、修正が入るともう一度作り直しをしたりして二度手間、三度手間になったり、家に持ち帰って仕事をしなくてはならない状況にありました。今はパソコン一台を開いて同じ画面を見て話しながら決めていくので、作成から完成までとても早くなりました。一つの指導案を3人で作成し、完成したら他の2クラス分も複製して完了。とても便利になりましたし、働き方改革にもなっていると感じています。今までは職員が土日に家で事務作業をすることもありましたが、コドモンを導入してからは家での持ち帰り仕事や土日の仕事がほとんどなくなりました。

園児情報の共有・引き継ぎも簡単に

園児台帳の活用に関してはいかがでしょうか。

園児台帳の発達記録の機能は、子どもができることに「〇」をつけて記録できるので一目でわかって便利ですが、さらに園児台帳の要録の下に「エピソード記録」という独自のフォーマットを作成して管理をしています。園児一人ひとりのいいところや課題を直接入力できるようにしています。そういう使い方をすることで、年度変わりに次の担任に引き継ぐ際に、園児個人の情報がより具体的になって引き継ぎがやりやすくなると思います。

今までは個人懇談で保護者と共有した内容や園全体でシェアしておくべき内容はExelで別管理をしていたのですが、最新の情報をコドモンにも載せておくことで個別で保護者とやりとりした内容までしっかり引き継ぎができるので便利です。

他にも、外部の団体から園児個人のことについての照会があった際、個人情報等の観点から園長でないと対応できない場合があるのですが、さすがに園児600人全員の細かい情報までは常に把握できません。今までは担任を呼んで確認をしていましたが、コドモンの園児台帳を確認すれば、だいたいその園児や保護者がどういう事に悩んでいるかということがすぐに把握できるのでとても助かっています。

生まれた時間の余裕を保育に還元

コドモンに今後期待することはありますか。

コドモンは機能追加やアップデートなど頻繁に行われて常に良くなっていっていると思いますので、学園全体で有効に活用して職員の働き方改革に繋げていきたいと思っています。また、コドモンを活用することで生まれた時間の余裕は日々の保育に還元し、これまでも大切にしてきた「手厚さ」や保護者からの信頼をさらに高めていきたいと思います。

貴園で大切にしている丁寧な保育を今後もより一層高めていくために、コドモンがお役に立てれば幸いです。　ありがとうございました。