１行を入力するところから少しずつ慣れて

コドモンを導入したきっかけはなんですか？

事務作業にかける時間をなるべく減らして、その分を保育に費やしたいという想いが、会社の理念としてあったんです。それで、社長がコドモンを知り導入について相談をいただいたんですが、わたしもその理念に共感していましたので、コドモンのようなシステムを利用するのは素晴らしいことだと思っていました。わたしも、決してデジタルに強い世代ではないので使いこなせるか社長も心配していたのですが、新しいものを取り入れて状況が良くなるならチャレンジしようっていう気持ちでしたので、ぜひ導入してくださいとお願いしたんです。

素晴らしいですね！確かに、保育園の業務は、事務作業が多いとお聞きします。

そうなんです。今までは、1日1時間の残業は当たり前だった気がします。持ち帰りをして、自宅で2時間くらい手を動かすことも少なくありませんでした。でも、よく考えてみれば、個人情報の管理もありますから、本来持ち帰って作業する事はコンプライアンス的にしてはいけないことだと思います。ですからコドモン導入へ踏み切った理由としては、残業が当たり前という風潮や保育士の働き方を変えたいというところもありました。今は、事務作業もこの園での勤務時間内でやることを徹底しています。

実際に導入されてみて、戸惑いや苦労はありませんでしたか？

導入は、今から３年前になりますが、まずはコドモンのスタッフの方に説明に来ていただいて、１ヶ月トライアルをさせてもらいました。最初はわからないこともあったので、カスタマーサポートをたくさん利用させてもらい、丁寧に教えていただきました。少しずつ慣れてきて、これなら大丈夫っていう実感を持てたことが、本格導入への背中を押してくれたのかもしれません。
職員も最初はベテランになればなるほど苦手意識があったようですが、「連絡帳１行からはじめてみて」と一部の入力から慣れてもらうようにしたり、「私たちは慣れるまで大変よね！」なんて同世代で声を掛け合いながら根気よく何度でも説明したりしていました。でも、そういう方も毎日のことですから少しずつ慣れて、今では指導案も入れ込めるようになっているんです。うちの保育園は、パートを入れて20人くらいのスタッフがいるのですが、会社の方針でパートの方にも職員と同じ立ち位置で仕事をしてもらっていて、指導案も作ってもらっているので、必然的にコドモンを利用しています。
保育士はいろいろな知識や技能がないとできない職業ですから、みなさん優秀なんですよ。だから、みなさん最初は抵抗があっても、ちゃんとできるようになるんです。私は、最初からそう信じていたので、みんなが慣れるまでは「大丈夫！できるわよ！」って、みんなの気持ちを高めながら見守るようにしていましたね。

その日の写真をつけることで安心感も高まる

導入は、どの機能からスタートしましたか？

まずは、「登降園管理」「連絡帳」「指導案」の３つからスタートしました。
連絡帳は保護者の方にも入力していただく必要があるので、慣れてくださるかな、大丈夫かな、と少し気がかりだったのですが、20代30代の方はスマホを持っているのは普通ですし、慣れているから操作もスムーズにしていただいているみたいです。保護者の方は紙よりも記入がしやすく、どの時間帯でも行えるので便利です、と言ってくださいました。お迎えの時間より前に連絡帳を公開しているので、「今日はなにして遊んだの？」「今日の給食はおいしそうだったね！」なんて親子のコミュニケーションにも繋がっているみたいです。

連絡帳の記入で工夫している点はありますか？

お散歩に行った時の様子やお友達と遊んでいる様子など、そのお子さんが写っている写真を選んで1枚画像を添付しています。そうすると、子供の様子がわかりやすくなるので保護者も安心しますし、職員の取り組み方や保育への想い、一生懸命に取り組んでいることが伝わりやすくなりますしね。そうやって、写真でお伝えすることは、紙の連絡帳ではできなかったことです。今は、連絡帳を印刷する機能が追加になっているので、卒園後の記念として残しておくこともできますよね。

毎日、写真が送られてくるのは親御さんとしても嬉しいですね！

はい、よろこんでいただいています。あと、１ヶ月に50枚程度は定期的にアップして買えるようにしています。けっこう買ってくれていますよ。
写真に関しては、怪我をしてしまった場合も、写真を撮って保護者にお送りするようにしています。その方が「怪我をしてしまった」という言葉だけよりは、どの程度なのかがわかって心配が軽減されることもありますからね。

職員や保護者とのコミュニケーションが円滑に

コドモンを導入したことによって、業務がやりやすくなった点はありますか？

今までよりも、職員とのコミュニケーションが取りやすくなった気がします。例えば、指導案を書いてもらう時に、本人にいちいち進捗を確認しなくても、管理者がその中身を見ることができるので、すぐに声をかけずにもう少し見守ってから声をかける、みたいなことができるんです。適切なタイミングで適切なアドバイスを伝えることができるっていうのは、保育士の育成という意味でもとてもいいことだと思っています。

直接確認することがひとつ減るだけで、言う方にとっても言われる方にとっても、小さなストレスを軽減することができますよね。

そういうところでは、職員の中で子供の病欠や延長保育の連絡を受けるときに、コドモンで連絡を受けるようになったことによって、ミス伝達がなくなったというのもよかった点です。電話で受けるとどうしても伝言ゲームみたいになってしまうので、過去にはミスが起こることもありました。でも、コドモンで送られてくると、証拠としてきちんと残りますし、一度にみんなが確認できるという良さもあります。

保護者とのコミュニケーションも、職員の中のコミュニケーションも円滑になっているということですね。

そうですね。あとは、コドモンを導入してから、監査もスムーズになったんです。今までは、捺印した紙の帳票で見ていただいていたんですけど、行政の監査課に確認をしたら、パソコン画面で帳票のファイルを直接見せることでOKとのこと。むしろ、横浜市でも推奨していると教えていただいたんです。監査でも許可が得られたことで、コドモンに対する職員たちの理解や信頼も深くなったように感じています。

ペーパーレス化もできますね。

はい、そうですね。コドモンを導入して、管理者側も保育士も、業務時間がかなり削減され、負担も軽減することができています。もし、なくなってしまったら、途端に日々の業務がやりにくくなってしまうでしょうね。コドモンは、私たちにとって、仕事のいい相棒ですよ。

ありがとうございました！